QR-Rechnung ersetzt Einzahlungsscheine – schon bald!

Ab dem 30. September 2022 ist endgültig Schluss mit den roten und orangen Einzahlungsscheinen. Danach wird es nicht mehr möglich sein, Rechnungen mit den bisherigen Einzahlungsscheinen zu bezahlen. Unternehmen müssen bis dann auf die QR-Rechnung umgestellt haben.

Seit Mitte 2020 ist die neue QR-Rechnung im Umlauf. Die Schweizer Unternehmen hatten seither Zeit, die nötigen Schritte einzuleiten, damit sie nach dem definitiven Aus der Einzahlungsscheine rechtzeitig und nahtlos Rechnungen an ihre Kunden versenden und Rechnungen bezahlen können. Die bisher geläufigen roten und orangen Einzahlungsscheine werden ab Ende September 2022 endgültig von der Bildfläche verschwinden.

Die Umstellung auf die neue QR-Rechnung kann alle betreffen, sowohl Unternehmen wie auch Private, die Rechnungen stellen oder bezahlen. Auf der Rechnungssteller-Seite ist es in den meisten Fällen die Software, die angepasst oder womöglich neu angeschafft werden muss, auf der Rechnungsempfänger-Seite sind es vor allem Daueraufträge oder Zahlungsvorlagen, die allenfalls neu erfasst werden müssen.

Eines ist sicher: Rechnungen, die nach dem Enddatum – also nach Ende September 2022 - mit den «alten» Einzahlungsscheinen verschickt werden, können nicht mehr bezahlt werden.

Die Vorteile von QR-Rechnungen auf einen Blick

Für Rechnungssteller:

• Einfachere, schnellere Verarbeitung
• Druck mit handelsüblichen Druckern auf Standardpapier mit Perforation
• Umwandlung in eBill wird unterstützt
• Debitorenprozesses dank mehr Informationen optimierbar

Für Rechnungsempfänger:

• Kein manuelles Erfassen mehr, Eingabefehler fallen weg*
• Einfachere, schnellere Verarbeitung

*Manuelles Erfassen im E-Banking sowie das Bezahlen per Bankzahlungsauftrag oder am Postschalter ist mit der QR-Rechnung weiterhin möglich.

Wer muss umstellen?

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Abläufe und Prozesse. Deshalb gestalten sich die Umstellungsschritte sehr individuell. Handlungsbedarf besteht sowohl bei KMU, die ihre Rechnungen mit Software, als auch bei Unternehmen, die ihre Rechnungen ohne Software verarbeiten.

Wer noch keine Software verwendet, ist gut beraten, für die Zahlungsabläufe auf eine Software-Lösung umzusteigen. Damit können die Vorteile der QR-Rechnung optimal genutzt werden.

Unternehmen mit einer Software-Lösung sind startklar für die QR-Rechnung, sobald sie folgende Punkte geklärt und dementsprechend gehandelt haben:

• Muss die Kreditoren-, Debitoren und Fakturierungssoftware vom Softwarepartner noch angepasst werden, damit sie bereit ist für die QR-Rechnung?
• Muss der Hardwarepartner die Hardware anpassen, um Scanning-Plattform, Lesegeräte und Drucker fit für die Umstellung zu machen?

Nach der Prüfung von Soft- und Hardware kann die Umstellung mit der Unterstützung der Partner umgesetzt werden und das Unternehmen kann die QR-Rechnung sowohl als Rechnungsempfänger, wie auch als Rechnungssteller nutzen.

Mehr Informationen, weniger Aufwand

Ist die Infrastruktur einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess mit der QR-Rechnung deutlich effizienter. Die für die Zahlung notwendigen Informationen können mit dem Smartphone oder Lesegerät gescannt werden. Der manuelle Aufwand und fehlerhafte Eingaben werden dadurch stark reduziert.